2007년 외식기업에 경력직으로 입사해서 나의 첫 직무와 임무는 기존의 ERP 시스템을 유지관리 하는 일이었다. 새롭게 만들고 있던 고객관계관리(CRM) 개발이 한참 마무리 되어가는 시점에 전임자가 퇴사하고 그것 포함해서 인수인계를 하루 ? 이틀인가 받았던 것으로 기억하는데 당시 나에게 큰 키대라기 보다는 문제 발생하지 않을 정도의 수준이면 된다는 정도.
당시의 시대적으로도 그렇고 대부분의 전산팀이란 이름으로 있는 부서들의 존재의 이유가 문제가 생기지만 않으면 조용히 숨쉴수 있는 부서로 인식되는 건 나 뿐만은 아니었다. 실제 그러한 성격이나 성향이 아닌 나에게는 좀더 적극적이고 다양한 일을 시작 하길 바라는 마음이 굴뚝 같았다.
그때 눈에 들어 온것이 기존의 경력이 제조업에서 제조원가 시스템을 최근 만들고 마무리 하고 퇴사 하면서 외식기업에서의 원가관리 시스템은 어떻게 되어 있을까? 라는 궁금증이 생기기 시작 했다. 그래 이거다. 아무도 시키지 않는 일을 하는 것은 나에게 너무나 잘 맞는 일이었고 기존엔 철강 제조업에서도 했는데 외식산업도 마찬가지 아니겠어? 라는 조금은 안일한 생각으로 접근을 했던 것
그런데 ERP (당시 호텔쪽 시스템에서 필요한 것만 가져다가 자체 개발을 했던 시스템이었음) 메뉴에 원가 라는 것이 존재 하지 않았다. 다만 구매관리 하위로 식자재 수불현황 ( 식자재의 입고, 출고, 재고 현황을 확인 하는 장표 - 이글을 읽는 학생들이 있다면 ) 이 존재 했다. 이럴수가. 아니 어떻게 이렇지? 당황 하기도 잠시 궁금하면 못참는 성격으로 당시 팀장님 아니 본부장님께 찾아가. 왜 외식에는 (제조)원가를 보지 않습니까? 왜 메뉴가 없는거죠? 그걸 관리 안하는데 비용관리를 어떻게 합니까? 라고 따져(?) 물었다.
지금 생각해보면 굉장히 도발적이었던 것 같다. 정확히 당시 그분의 얼굴은 생각이 나지 않지만. 표정과 분위기는 생각이 난다. 살짝히 미소를 지으면서 말씀 하셨던 분위기는... 응 그래 니가 외식에 처음이지 좀더 배우고 오면 좋겠다라는.. 물론 입밖으로 그렇게 이야기 하지 않으셨지만. 느껴지는 것이 그랬다. 결론적으로 그 원가를 보는 것에 대한 중요도가 많지 않기 때문이라는 짧막한 이야기로 마무리 되었다.
서론이 길었다. 결론 적으로 2007년 당시 식자재 부분에 대한 제조원가 시스템을 만들어 보겠다. 라는 멀지만 내가 꼭 해야 겠단 결심을 하고 나서 2017년 레시피 관리를 만들어 실시간으로 표준 원가 비용을 산출하고 매출 대비 기준을 만들어 내기 까지 10년이란 시간동안의 과정을 간단하게 정리해보고자 한다.
결론을 이야기 하면 충분히 포스의 메뉴판매 내역과 레시피(또는 표준원가재료비) 기능만 가지고도 실시간으로 원가 비율을 확인할 수 있다. (약 10년 전부터 만들어 왔고 사용에도 검증을 완료한 브랜드가 다수 있다. )
요즘 아니 최근들어 많은 스타트업들에서 "식자재 자동 발주", "식자재 소요량 예측", "실시간 재고관리 " 등의단어 들이 섞여. 다양한 제품들이 나오는 것에 매우 고맙게 생각한다. 정말이지 그들이 이야기 하는 부분의 문제가 소상공인을 포함하여 다양한 외식산업에 확산 되기를 빈다.
하지만 나는 여전히 그에 대한 해결이 가능 합니까? 라고 답을 묻는 다면 아쉽지만. 가능은 하겠으나 가능하기 위한 제반사항의 어려움으로 인하여 현재는 매우 어려운 상황이라고 보는게 맞지 않을까 한다. ( 물론 이에 대한 몇가지 이유가 있다. 그 이유를 해결해 나갈 수 있다면 조만간 많은 회사들이 또는 브랜드, 매장들이 가능 하지 않을까 생각을 해본다. )
[결론 - 못하는게 아니라 현실에서 발생하는 이슈관리 경험이 없기 때문이다. 구조는 단순 ]
쉽게 풀어 보고자 하는데 쉽게 될런지. 강연 3주 과정의 피드백을 보면서 느낀 것이. 내가 참 쉬운걸 어렵게 설명하는 재주를 갖고 있구나 하는 좌절 섞인 사실을 듣게 되다 보니 참으로 어렵다.
현재 대부분의 매장(식당 & 기업형 으로 운영되는 매장 모두 포함) 에서의 식자재 관리는 이러 하다.
보통은 주방 관리 책임자 또는 사장이 될수도 있다. 매장을 운영 중이었다면 그동안 우리가 파는 메뉴들을 쭉 보니까 이번 휴일에는 또는 요일에는 A메뉴가 많이 나가겠어. 고객은 어느 정도 올 것 같아. 라고 예상하고 주방에 식자재가 얼마나 남아 있는지 현 상태는 얼마나 남아 있는지 보고 (경험이 있는) 주방장의 오더에 따라 필요한 식자재 물품들을 발주 구입 합니다. 회사라고 별반 크게 다르지는 않습니다.
보통 여기서 중요한 요소는 아래와 같다.
우리가 판매하고 있는 시그니쳐 메뉴 A가 몇개 팔릴 것인가?
우리가 보관하고 있는 시그니쳐 메뉴에 들어가는 식자재는 얼마나 남았는가?
그래서 우리가 파는 중간에 재료가 소진되지 않으려면 얼마나 더 식재료를 구입해야 하는가?
물론 이외의 더 많은 질문들과 체크 해야 하는 것들은 무수히 많지만. 주요한 이 세가지 부분에 대해서만 놓고 본다면 사실 장사 해보신 분들은 더 잘 아시겠지만. 대략 매장의 매출 흐름과 패턴이 있다. 매우 이례적인 일정이나 이벤트가 존재 하지 않는한 비슷한 트랜드를 유지 한다. 그래서 어찌 보면 AI를 쓰고 예측 알고리즘을 엄청 좋은 걸 갔다 놓더라도 경험많은 주방관리자 한명의 예측을 뛰어 넘는건 있기 어렵다고 본다. ( 물론 경험자가 모두가 뛰어난 것은 아니라는 사실 - 인력난이 심한 요즘 같은 시기엔 경험많고 뛰어난 분들을 찾는 것이 더 어렵다. )
결국 가만히 생각해보면 얼마나 필요해서 산것만 있지. 그래서 식재료를 오늘 얼마나 썼는데에 대한 답은 여전히 없다. 대부분은 매일 재고 실사를 하는 경우는 거의 없고 그래도 한달에 한번 정도는 주방에 식재료가 얼마나 남았는가를 확인해서 계산을 평균으로 하는 방식을 하고 있다.
[ 결국 원가금액은 중간엔 대략 파악 후 재고파악 후 확정 ]
이정도 만이라도 빠르게 숫자가 나올 수 있는 형태로 관리를 하고 있는 곳이라면 일단 대부분의 외식매장 또는 기업의 현장을 기준으로 봤을 때 상위에 분포하고 있지 않을까? 생각보다. 이런 부분은 매우 미흡하고 준비가 되지 못해서 실제로 사용된 원가 부분에 대한 숫자 확정과 마감이 월을 넘기거나 하더라도 한달이 거의다 걸려서 숫자를 마감하는 경우가 대부분이다. 중요도에 대한 부분이 좀 떨어지더라도 상관 없다고 하는 말에 외식 현장의 여러 상황을 고려할 때 일정 부분 동의를 하는 부분이지만 좀더 빠른 의사겨정 또는 좀더 명확한 의사결정을 하기 위해서는 구조적인 구성과 변화를 통하여 좀더 빠르게 확인하는 것이 필요 하다.
외식 매장 또는 기업들의 식자재 원가(표준원가) 부분에 대한 방식과 현실을 어떠한지 간단히 남겨 보았다. 모두가 그렇지 않다는 이야기나 모두가 그렇다는 이야기의 맞는지 틀리는지의 부분 보다는 외부에 보여지는 것과 이야기 하는것 실제 운영되는 것의 차이가 많다는 사실을 좀 공유하고 싶다. 제대로 되고 있지 않은데 제대로 되고 있는 것 처럼 설명을 하는 것은 적절하지 않다. 지금이라도 현재 우리(자사)의 현황을 명확하게 인지 하고 단계적으로 필요 한지. 많은 것을 뒤바꿔서 새로운 판을 만들어야 하는지 결정을 해야 지속가능한 성장의 밑거름이 될 수 있는 기반을 마련할 수 있다.
내가 그러한 컨설팅가이드나 도움을 드리는 일을 해서라기 보다는 내부 인력으로만 또는 돈 안들이고 할 수 있는 것 정도로 치부 하지 않길 바란다. 내부 인력은 내부 현황과 문제에 대한 인식을 확인하는 것과 새로운 판을 알려주고 확산하는 용도로 외부 전문가 또는 외부 인력을 통해 이해관계로 보지 못하는 핵심 흐름을 보고 수정 보완하는 방식을 하게 된다면 기존과는 다른 이점과 개선이 보이지 않을까. 물론 모든 회사와 매장이 상황이 다르고 문제가 다르다. 다만 그 것을 문제로 볼 것이냐. 그냥 지나가는 누군가가 알아서 하는 일로만 볼 것이냐의 차이가 있지 않을까.
실시간 메뉴 판매 데이터를 활용하여 실시간 식자재 재고 현황을 예상하고 좀더 개선된 환경을 만들고자 하는 목표를 가지고 있다면 공개적으로 말하지 못하는 부분에 대한 가이드를 받을 수 있다는 기회도 언제든 열려 있다.
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